Despacho de la Secretaria

Esta Oficina esta a cargo de la Abg. Nulbia Marina Carrero Garcia, egresada de la ULA en 1994, desde el 12 de Enero del 2015.

EL SECRETARIO O SECRETARIA

Artículo 31. La Secretaria del Concejo Municipal garantizará apoyo oportuno, eficaz y eficiente a las funciones del Concejo Municipal, y de los Concejales y Concejalas, y estará a cargo de un Secretario o Secretaria.

ATRIBUCIONES

Artículo 36. Son atribuciones del Secretario o Secretaria del Concejo Municipal:

1. Ejercer las funciones que le competen de conformidad con lo previsto expresamente en la Ley Orgánica del Poder Público Municipal.
2. Verificar el Quórum al comienzo de cada sesión o a solicitud del Presidente o Presidenta o de quien haga sus veces, y dar cuenta de ello, dejando constancia de los Concejales o Concejalas presente y ausentes.
3. Leer todos los documentos que le sean requeridos por el Presidente o Presidenta durante las sesiones, así como llevar el orden de los derechos de palabras solicitados por los Concejales y Concejalas.
4. Atender a los ciudadanos, ciudadanas y a las organizaciones de la sociedad que soliciten participar en las sesiones del Concejo Municipal de conformidad con lo previsto en este Reglamento.
5. Elaborar bajo instrucciones del Presidente o Presidenta y con base a lo acordado en la Comisión de Mesa, la agenda de trabajo semanal, la cuenta y el orden del día, así como las actas de las sesiones con exactitud y concisión.
6. Automatizar la información y su ingreso inmediato a los servicios informáticos del Concejo Municipal y cualquier otro medio divulgativo.
7. Distribuir a cada Concejal o Concejala mediante correo electrónico o por el medio más expedito posible, copia de la transcripción de sus intervenciones efectuadas durante la sesión anterior a los fines de la revisión correspondiente. Las versiones revisadas que no hayan sido devueltas a la Secretaria en las veinticuatro (24) horas siguientes de su recepción se entenderán conformes y se ordenará su impresión en el acta de sesión correspondiente.
8. Llevar el control de asistencia de los Concejales y Concejalas a las sesiones del Concejo, de las Comisiones de Mesa y a las Comisiones Permanentes y write an essay Especiales.
9. Suministrar la información necesaria a la Oficina de Servicios Administrativos para la tramitación de remuneraciones, viáticos, pasajes y cualesquiera otros pagos que deban hacerse a los Concejales y Concejalas, en virtud del cumplimiento de sus funciones.
10. Proveer a los Concejales y Concejalas de los documentos de identificación que los acrediten como tales, y solicitar el pasaporte correspondiente cuando deban ausentarse del País en misión oficial.
11. Fijar en un lugar visible dentro del Concejo Municipal el orden del día y cualesquiera otras informaciones que deban ser del conocimiento de los Concejales y Concejalas y la ciudadanía en general.
12. Llevar al día el libro de actas de sesiones ordinarias y extraordinarias, privadas y solemnes del Concejo Municipal y los demás libros de registros necesarios, expedientes y documentos del Concejo Municipal. Los Libros llevarán el sello del Concejo Municipal en cada hoja de numeración consecutiva, y se abrirán o cerrarán mediante acta suscrita por el Presidente o Presidenta y el Secretario o Secretaria. Del libro de actas se llevará un registro automatizado de acceso público.
13. Llevar actualizado un libro de conocimiento donde se registre todo expediente, documento u oficio que ingrese o egrese por Secretaria.
14. Expedir certificaciones de las actas a solicitud por escrito de toda persona interesada y previa autorización del Presidente o Presidenta.
15. Velar por la observancia de las normas constitucionales y legales relativas al tratamiento de la información y al acceso de los ciudadanos y ciudadanas a sus fuentes primarias, tales como archivos y registros.
16. Despachar las correspondencias que acuerde el Concejo Municipal, la Presidencia, y las que le corresponda en el ejercicio de sus funciones.
17. Custodiar el archivo del Concejo Municipal, procurar su conservación y preservación, asegurar el tratamiento adecuado de los documentos y la información, así como conformar un archivo microfilmado y una base de datos digitalizada de ambos archivos.
18. Formar conjuntamente con la Comisión de Legislación, Redacción y Estilo y la Consultoría Jurídica, el expediente contentivo de todo proyecto de Ordenanza o Acuerdo admitido por el Concejo Municipal, el cual contendrá, al menos, el proyecto original y sus reformas, los informes de la comisión respectiva, de los asesores, la relación del proceso de consultas efectuadas a la sociedad y los resultados obtenidos.
19. Ejercer la guarda y custodia de los sellos del Concejo Municipal.
20. Distribuir oportunamente a los Concejales y Concejalas mediante correo electrónico o por el medio más expedito posible, el orden del día, las actas, resoluciones, acuerdos y ordenanzas aprobados por el Concejo Municipal y demás documentos de interés para el ejercicio de las funciones que le son propias.
21. Remitir a la mayor brevedad copia de todos los documentos y actos del Concejo Municipal al archivo histórico y principal del Municipio y cooperar con el suministro de la información que éste requiera para ser publicada a través de los medios de comunicación disponibles.
22. Llevar el libro de registro de juramentos y el libro de registro de incorporación de suplentes, el cual deberá ser firmado por los juramentados e incorporados respectivamente.
23. Verificar la exactitud y autenticidad de los textos de las ordenanzas y acuerdos aprobados y demás actos del Concejo Municipal, así como de todas las publicaciones que este ordene.
24. Supervisar la edición y publicación de los instrumentos jurídicos locales y de cualquier otra publicación que se ordene en la Gaceta Municipal del Municipio, con la fecha de aprobación y el orden numérico correspondiente.
25. Proveer todo cuanto sea necesario para el mejor desarrollo de las sesiones de la Asamblea, garantizar que en las sesiones se realicen grabaciones sonoras y registros taquigráficos, y ejercer la guarda y custodia de las cintas o cassettes, respaldos taquigráficos y las actas.
26. Coordinar el ceremonial y los servicios de protocolo con la Oficina de Comunicación y Protocolo del Concejo.
27. Rendir cuenta pormenorizada al Presidente o Presidenta de todos los actos relacionados con la Secretaria.
28. Colaborar con los demás servicios del Concejo Municipal.
29. Atender las solicitudes de asistencia y servicios que en consonancia con sus atribuciones, le sean hechas por los Concejales y Concejalas.
30. Llevar con la debida confidencialidad y bajo la supervisión directa de la Presidencia el registro de declaración jurada de bienes y actividades económicas presentada por los Concejales y Concejalas.

Las demás que le sean atribuidas por la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, las Leyes, Ordenanza de funcionamiento que rige la Institución  y el presente Reglamento.